Communicatiewijzer T.S.V. Gudok
In deze communicatiewijzer is beschreven welke communicatiestructuur binnen de voetbalvereniging TSV Gudok gehanteerd wordt. Duidelijk is aangegeven wat hierbij de eerste lijn in de communicatie is en welke de tweede lijn, mocht de eerste geen gehoor geven.
De communicatielijnen gelden zowel bottom-up als top-down. Het is hierbij zaak om de functionarissen kenbaar te maken inclusief hun hoofdtaken, zodat het binnen de vereniging duidelijk is waar deze op aan te spreken zijn. Door het uitdragen van onderstaande stroomschema’s en (communicatie)takenpakket wordt de structuur binnen de vereniging helder en transparant. Het kweekt betrokkenheid, motivatie en stimuleert de vrijwilligers om de juiste kanalen te gebruiken. De informatievoorziening naar boven is essentieel maar naar beneden(feedback) is zeker niet minder belangrijk.
Uiteraard is het zaak dat een ieder zich confirmeert aan onderstaande handleiding en dusdanig handelt, waarbij het constante aandacht en sturing behoeft van de bestuurlijke commissies richting alle functionarissen binnen TSV Gudok. Over de communicatiewijzer moet duidelijk gecommuniceerd worden:
- Aan elke nieuwe vrijwilliger
- In het huisreglement
- Als bijlage van het Jeugdbeleidsplan.
Verder is uitgewerkt een model overlegvormen. Hierin is schematisch aangegeven wie met wie overleg voert met welke frequentie. De aangegeven frequentie is vaak situatieafhankelijk en dus niet strikt noodzakelijk. Commissies en functionarissen kunnen hiervan afwijken. Verder is in grote lijnen uitgeschreven wat de vaste agendapunten van de diverse overlegvormen zijn en hoe en naar wie de vervolgcommunicatie dient te verlopen.
- Communicatielijnen
Hieronder een schematische weergave hoe de communicatie dient te verlopen. Voorts een opsomming van zaken waarover personen en commissies dienen te communiceren en waarbij verschillende functionarissen betrokken worden. Deze zaken zijn een distillaat uit vastgelegde takenpakketten annex functieprofielen. Verschillende staan ook vermeld in het jeugdbeleidsplan.
Geel: 1e lijn communicatie
Blauw: (b.g.g. via 1e lijns) 2e lijns communicatie van /naar/over Jeugdcommissie
Rood: (b.g.g. via 1e lijns) 2e lijns communicatie van/naar/over Technische commissie
Spelers/ouders bij geen gehoor van trainers/leiders gaan naar categoriecoördinator
Trainers/leiders bij geen gehoor van categorie coordinator gaan naar Jcie of Tcie
Categorie coordinator kan bij geen gehoor vanuit de Jcie of Tcie naar hoofdbestuur
Jeugdcommissie (afgevaardigd in TCie en Hoofdbestuur)
- Verantwoording afleggen aan hoofdbestuur en informeren van functionarissen volgens de communicatiewijzer.
- Bestuurskwesties en algemene jeugdzaken van/ naar voorzitter JCie
- Tuchtzaken, normen en waarden, escalaties van/naar betreffend commissielid
- Wedstrijdindelingen en programma’s van/naar wedstrijdsecretaris
- Kledingzaken e.d. van/naar betreffend commissielid
- Jeugdleden administratie van/ naar betreffend commissielid
- Scheidsrechtersindelingen etc van/naar betreffend commissielid
- Algemene vragen: op zaterdag naar wedstrijdsecretariaat. Deze zorgen voor doorsturen naar betreffende collega.
- Uitdragen jeugdbeleidsplan
Technische commissie (afgevaardigd in JCie en Hoofdbestuur)
- Verantwoording afleggen aan hoofdbestuur en informeren van functionarissen volgens de communicatiewijzer jeugdcommissie
- Indeling selectie elftallen en communicatie daaromtrent naar categoriecoördinatoren
- Aansturen van categoriecoördinatoren in relatie tot trainers en leiders van niet-selectie teams en leiders van selectieteams.
- Aanstelling en beoordeling van selectietrainers A t/m F en terugkoppeling omtrent functioneren richting deze groep.
- Beoordelen of tussentijds doorschuiven van spelers gewenst is en informeren van betreffende categoriecoördinator
- Organiseren van selectiewedstrijden/activiteiten en communicatie verzorgen naar categoriecoördinatoren
- Alle voetbaltechnische zaken communiceren naar betreffende functionarissen volgens de communicatiewijzer.
- Behandelen van escalaties op technisch gebied.
- Uitdragen jeugdbeleidsplan
Categoriecoördinatoren (regulier overleg met JCie en TCie en Trainer/Leider)
- Aandragen voorlopige indeling teams voor het nieuwe seizoen bij de TCie
- In samenspraak met selectiecommissie (TCie) nieuwe indeling (niet-selectie) teams verzorgen
- Aanvragen hernieuwde klassenindeling i.s.m. TCie bij wedstrijdsecretaris
- Signaleren van escalaties bij ‘tuchtcommissie’ JCie
- Algemeen bestuurlijke kwesties voorleggen bij voorzitter JCie
- Doorsturen van bestuurlijke en/of technische informatie vanuit JCie en/of TCie naar trainers/leiders.
- Signaleren en managen van mogelijke problemen in samenspraak met trainers/leiders/ouders
- Periodiek overleg voeren met trainers/leiders
- Uitdragen jeugdbeleidsplan
Trainers/leiders( regulier overleg met TCie en categoriecoördinator)
- Onderhouden van contact met de categoriecoördinator.
- Melden van eventuele calamiteiten bij de categoriecoördinator en ‘tuchtzaken’ JCie
- Deelnemen aan periodieke overleggen binnen de vereniging
- Het tijdig afmelden bij verzuim bij vervangend trainer als ook de coördinator.
- Eerste contactpersoon en aanspreekpunt voor spelers en ouders.
- Uitdragen jeugdbeleidsplan
2. Overlegvormen TSV Gudok
Vergadering Hoofdbestuur
Frequentie; 1x per maand volgens schema
Doel; algemene zaken,vastleggen kaders
Voorzitter, secretaris, penningmeester en overige bestuursleden bespreken algemeen beleid en maken afspraken omtrent te vormen raamwerk waarin de diverse commissies en functionarissen dienen te werken. Waarnodig worden functionarissen uitgenodigd voor toelichting of informatieverstrekking.
Vergadering Jeugdcommissie
frequentie;1x per mnd volgens schema
doel;algemeen jeugdbeleid en toetsing van zaken aan het jeugdbeleidsplan. Normen en waarden en knelpunten.
Op verzoek schuiven diverse functionarissen aan, om specifieke zaken toe te lichten of mee te bespreken.
Vergadering Technische Commissie
Frequentie;1x per 2 mnd volgens schema
Doel; algemeen technisch format
Volgens technische kalender welke samenhang heeft met beoordelingen en indelingen. Toetsing van zaken aan het jeugdbeleidsplan.
Op verzoek schuiven functionarissen aan of worden op voorhand gevraagd om input aan te leveren.
Scheidsrechters overleg
Frequentie; 2xper jaar, begin/einde seizoen en winterstop
Doel; SR-zaken/normen waarden
Scheidsrechtercoördinator, commissielid JCie en SR’s. Zij bespreken knelpunten en bewaken normen en waarden tijdens en rondom de wedstrijden en dragen op dit punt het jeugdbeleidsplan uit.
Overleg Technische commissie en Categoriecoördinatoren
Frequentie;1x per jaar einde seizoen op verzoek van voorzitter Tcie
Doel; teamindeling selectie/recreatie
Dit overleg bestaat uit het aandragen van voorlopige teamindelingen en voordracht voor selectiespelers. Nadat de TCie de selectie heeft afgerond zorgt de coördinator voor indeling recreatie teams en communicatie richting trainers/leiders van deze teams.
Overleg Jeugdcommissie en Categoriecoördinatoren
Frequentie; 2xper jaar op uitnodiging door voorzitter Jcie
Doel; aandachtspunten teambegeleiding
Voorzitter JCie en een bestuurslid samen met de categorie coördinatoren jeugd bespreken algemene gang van zaken omtrent teams en begeleiding. Zaken die de coordinator niet op kan lossen of simpelweg niet tot taakgebied horen worden besproken(lange termijn) Toetsing aan het jeugdbeleidsplan.
Overleg Categoriecoördinator met trainer/leider
Frequentie; 2x per jaar op voorspraak van de coordinator
Doel; bijsturen en aanleren Jeugdbeleidsplan
Coordinator en trainer/leider van diverse teams bespreken verloop van de competitie en mogelijke knelpunten inzake spelers, klassenindeling etc.
Informatie avond
Frequentie; eenmaal bij afsluiting seizoen op voorspraak Jcie en Tcie
Doel; algemene informatieverstrekking over TSV Gudok voorafgaande aan het nieuwe seizoen naar nieuwe vrijwilligers en ouders. Specifiek wordt uiteengezet de rol en taakverdeling van Jeugdcie en Techcie, met een koppeling naar algemeen beleid en doelstellingen.
Algemene ledenvergadering
Frequentie: eenmaal per jaar nov/dec uitgeschreven door hoofdbestuur
Doel; Bestuurlijke en verenigingsinformatie verstrekken aan alle leden van de vereniging en waarnodig voordragen van nieuwe bestuursleden